'Iedere patiënt dezelfde zorgkwaliteit garanderen': Ziekenhuis Geel optimaliseert bedden- en personeelsplanning met innovatief sturing-systeem

Ziekenhuis Geel zet een belangrijke stap in slim capaciteitsmanagement met de invoering van een real-time én predictieve dagsturing. 

Dankzij het door Ziekenhuis Geel en IQVIA samen ontwikkelde Health Flow Center krijgt het ziekenhuis voortaan real-time inzicht in bedbezetting, zorgzwaarte en personeelsinzet. 

Dat maakt het mogelijk om efficiënter en patiëntgerichter te plannen en medewerkers gericht in te zetten waar de nood het hoogst is. Zo wordt de kwaliteit van zorg verbeterd door een continue sturing van de patient-to-nurse ratio.

Inzicht in bezetting én zorgzwaarte

Elke ochtend bekijkt het zorgmanagement samen met de hoofdverpleegkundigen en de opnameplanner de actuele en toekomstige bedbezetting van alle afdelingen. Daarbij brengen ze niet enkel de bezetting in kaart, maar ook de zorgzwaarte van opgenomen patiënten. Zo kan een dienst een lage bezetting hebben, maar toch zwaar belast zijn door complexe zorgnoden.

De informatie uit het Health Flow Center wordt automatisch gekoppeld aan de personeelsplanning, waardoor onmiddellijk zichtbaar wordt of er te weinig, genoeg of te veel personeel is ingepland. De dashboards van IQVIA visualiseren deze gegevens overzichtelijk, waardoor het zorgmanagement onderbouwde beslissingen kan nemen en op een gestructureerde manier kan bijsturen.

Een cruciale factor in het systeem is de voorlopige ontslagdatum van patiënten. Door die consequent in te vullen, kunnen de opnameplanning en het operatiekwartier veel beter anticiperen op vrije bedden. Het systeem maakt projecties die de druk op afdelingen voorspelbaarder maken en de doorstroming van patiënten verbeteren.

Mensen flexibel en gericht inzetten

De nieuwe werkwijze maakt het mogelijk om personeel gericht te herschikken. Zo kan een afdeling met voldoende bezetting een verpleegkundige doorsturen naar een dienst waar het drukker is. Ook de vliegende ploeg, een team van verpleegkundigen en zorgkundigen die snel ter hulp kunnen schieten bij personeelstekorten, wordt zo efficiënter en doelgerichter ingezet.

“Het grote voordeel is dat we onze medewerkers nu op de juiste plaats en op het juiste moment kunnen inzetten,” klinkt het bij Stijn Hendrickx, directeur zorg van Ziekenhuis Geel. “Daardoor stijgt niet alleen de efficiëntie, maar versterken we ook de samenwerking tussen teams. Medewerkers bieden spontaan hulp aan andere diensten, iets wat vroeger minder vanzelfsprekend was.”

De eerste reacties van de leidinggevenden zijn dan ook bijzonder positief. Het overleg rond de dagsturing neemt slechts 10 tot 15 minuten in beslag, gebeurt via Teams en vervangt het voortdurende puzzelwerk van vroeger. “De dagsturing geeft ons als zorgmanagement in een kwartier tijd een duidelijke helikopterview van het hele beddenhuis. Doordat problemen én oplossingen meteen zichtbaar worden, starten we onze dag veel gestructureerder en moeten we minder ad-hoc brandjes blussen. Het versterkt bovendien het onderlinge begrip tussen diensten, omdat iedereen dezelfde inzichten deelt,” vult Inge De Busser, zorgmanager Ziekenhuis Geel, aan.

Werking optimaliseren

In de komende maanden wil Ziekenhuis Geel de dagsturing nog verder verfijnen. Zo wordt ingezet op het afvlakken van piekmomenten, onder meer in het daghospitaal, zodat de patiënt op termijn ook kortere wachttijden zal ervaren. Bij code rood, wanneer de maximale bedbezetting bereikt is, wordt overwogen om in de namiddag een extra overlegmoment te organiseren met de spoeddienst en de opnameplanner, om vroegtijdig mogelijke problemen weg te werken.

Daarnaast bereidt het ziekenhuis de introductie voor van weeksturing, waarbij op basis van de geplande operaties nauwkeurig kan worden voorspeld welke druk de afdelingen in de loop van de week mogen verwachten. Zo evolueert Ziekenhuis Geel stap voor stap naar volledig predictieve zorgsturing, waarin problemen zoveel mogelijk worden voorkomen in plaats van achteraf opgelost.